Localisation La Chapelle-sur-Erdre
Contrat CDI
Salaire 24000 - 25000 € / an
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Réf :

Descriptif client

SKILLS Nantes, cabinet de recrutement spécialisé dans les métiers de l’Assistanat et Office, recherche pour son client, un Assistant(e) de direction en CDI 28h / semaine.

Descriptif du poste

L’assistant(e) de direction soutient le gérant en facilitant la gestion administrative.

Il organise, coordonne et suit les activités des entreprises tout en gérant les relations avec les interlocuteurs. En prenant en charge les tâches organisationnelles et en résolvant les problèmes secondaires, il allège les responsabilités du dirigeant.

Véritable allié, il contribue à l’efficacité de l’organisation, vos missions seront les suivantes :

– Accueil

  • Assurer l’accueil physique des visiteurs.
  • Réceptionner, filtrer et traiter les appels téléphoniques.

 

– Secrétariat

  • Assurer le secrétariat de la direction.
  • Produire les documents professionnels courants.
  • Préparer et organiser la logistique des événements professionnels.
  • Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes pour les réunions, etc.).
  • Assurer la préparation et le suivi des dossiers en amont.

 

– Comptabilité

  • Établir et enregistrer quotidiennement les factures.
  • Traiter les impayés.
  • Effectuer les rapprochements bancaires dès réception des relevés et signaler toute anomalie à la direction.
  • Classer et archiver les dossiers de manière à les rendre accessibles à la direction en cas d’absence.
  • Envoyer les documents demandés au cabinet d’expertise comptable (déclarations fiscales, etc.).

 

– Administratif

  • Gérer, suivre et archiver les comptes rendus et la documentation du dirigeant.
  • Réceptionner et trier le courrier pour présenter uniquement les informations essentielles au dirigeant.
  • Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
  • Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour les informations).
  • Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
  • Faire des points réguliers sur l’avancement du travail, les rendez-vous prévus et les courriers à envoyer.
  • Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting, etc.).
  • Gérer les notes de frais.
  • Réaliser des commandes de matériel, fournitures, consommables, et vérifier la conformité des livraisons.
  • Traiter et suivre administrativement les activités immobilières.
  • Rédiger les devis et les factures, en assurer la transmission, le suivi et la finalisation.
  • Assurer la transmission et la fluidité des informations en interne et en externe.
  • Suivre les conditions d’exécution des contrats.

Profil recherché

Compétences générales

  • Maîtrise de la bureautique.
  • Maîtrise des outils collaboratifs et de communication (internet, messagerie, planning partagé, etc.).
  • Compétence en organisation d’événements.
  • Excellente expression écrite et orale.
  • Esprit de synthèse et d’analyse.

 

Compétences spécifiques

  • Veille informationnelle et réglementaire.
  • Connaissances en gestion administrative et techniques de prise de notes.

 

Savoir-être

  • Bon relationnel.
  • Dynamisme.
  • Esprit d’initiative.
  • Sens de l’organisation et des priorités.
  • Réactivité et adaptabilité.
  • Discrétion et respect de la hiérarchie.
  • Méthode, rigueur et organisation.
  • Esprit concret.
  • Implication.
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Recruteur
Spécialité Assistanat & Office
Bureau de Nantes
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Assistant de direction (H/F)
Localisation La Chapelle-sur-Erdre
Contrat CDI
Salaire 24k - 25k € / an
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